Check-list complète pour réussir l’organisation d’une fête de village
Organiser une fête de village, c’est bien plus qu’une simple animation. C’est un moment fort de convivialité, qui rassemble habitants, associations, familles et visiteurs. Mais derrière l’ambiance festive se cache une logistique millimétrée.
Entre les démarches administratives, la gestion des bénévoles, l’installation du matériel, le choix des boissons et la communication, une fête réussie se prépare au moins 2 à 3 mois à l’avance.
Pour vous accompagner, Hostein Boissons met à votre disposition un guide complet et une check-list téléchargeable pour tout anticiper sereinement.
1. Planification en amont : poser les bases
✔ Choisir la date idéale
Vérifiez le calendrier communal et les événements voisins pour éviter les chevauchements.
Préférez une période favorable : mai à septembre pour une fête en extérieur.
✔ Établir un budget clair
Postes principaux : boissons, location de matériel, animations, communication, sécurité.
Ajoutez 10 % de marge pour les imprévus.
✔ Constituer une équipe organisée
Coordinateur général : supervise le projet.
Responsable buvette : gère boissons et encaissements.
Responsable technique : installation électrique, tireuses, frigos.
Équipe communication : réseaux sociaux, affiches.
💡 Conseil Hostein Boissons : Prévoyez un groupe WhatsApp pour la coordination en temps réel.
2. Matériel et logistique
✔ Barnums et tentes
Minimum 3 semaines avant l’événement.
Prévoir un abri pour la buvette et un autre pour les animations.
✔ Mobilier essentiel
Tables et bancs : comptez 1 table pour 8 personnes.
Mange-debout pour zones apéritif.
✔ Équipements techniques
- Rallonges électriques, multiprises étanches.
- Éclairage LED pour la soirée.
- Réfrigération : frigos, armoires froides.
- Tireuses à bière :
- Sans CO₂ pour petits volumes.
- Avec CO₂ pour gros débits.
👉 Consultez notre rubrique Documentation pour les guides d’utilisation.
3. Gestion des boissons : anticiper les besoins
✔ Estimer les quantités
Voici un tableau indicatif :
| Nombre de personnes | Bière (L) | Vin (bouteilles) | Softs (L) |
|---|---|---|---|
| 50 | 50 | 15 | 20 |
| 100 | 100 | 30 | 40 |
| 200 | 200 | 60 | 80 |
✔ Varier l’offre
Bières pression, vins, softs, eaux.
Proposer des options sans alcool attractives (mocktails).
💡 Conseil Hostein Boissons : Optez pour des conditionnements adaptés (fûts 20L, 30L) pour limiter les pertes.
4. Légal et sécurité : obligations à respecter
✔ Démarches obligatoires
Déclaration en mairie.
Licence temporaire pour vente de boissons alcoolisées.
✔ Sécurité
- Prévoir des extincteurs.
- Respecter les normes électriques (câbles protégés).
5. Communication : attirer le public
✔ Supports imprimés
Flyers et affiches 2 semaines avant l’événement.
✔ Réseaux sociaux
Créez un événement Facebook.
Publiez un compte à rebours sur Instagram.
✔ Partenariats locaux
- Associez les commerçants et artisans à votre évènement.
📥 Téléchargez la check-list complète
Un document prêt à imprimer pour ne rien oublier.